Retards dans le projet / Adaptions du projet
Si les retards dans le lancement ou la réalisation du projet initial sont de nature à occasionner un report des échéances prévues par la Fondation humanitaire (versement des tranches annuelles, date de soumission des rapports), il convient de solliciter une adaptation ou un prolongement du projet. Toute modification du contenu, du calendrier, de la méthode ou du financement du projet doit être communiquée et motivée. Les adaptations sont soumises à l’approbation de la Fondation humanitaire.
Etablissements de rapports
La Fondation humanitaire est régulièrement informée de la mise en œuvre des projets approuvés au moyen de rapports. Tant les rapports intermédiaires que les rapports finaux doivent être soumis sous forme imprimée et électronique.
Si le projet s’étend sur plusieurs années, il incombe au(x) responsable(s) de projet de soumettre chaque année un rapport intermédiaire portant sur le contenu et les aspects financiers. Les informations relatives au contenu et aux aspects financiers doivent se rapporter à la même période. Le rapport intermédiaire doit être remis à la Fondation humanitaire six à huit semaines avant le versement requis de la tranche suivante. Le fait de ne pas devoir recourir aux fonds de la Fondation humanitaire ne dispense pas de l’obligation de soumettre un rapport intermédiaire.
Au terme du projet le(s) responsable(s) de projet rédigent un rapport final à l’intention de la Fondation. A l’instar des rapports intermédiaires, ce dernier doit présenter une rétrospective de la période sous revue (contenu et aspects financiers). Il doit comprendre en outre:
- une appréciation de la réalisation de l’ensemble des objectifs poursuivis
par le projet
- une (auto-)évaluation sur la base des critères définis dans la demande
- un décompte final pour l’ensemble de la période de projet.